Особенности кадрового делопроизводства при аутстаффинге

Для любой компании, имеющей собственный персонал, необходимо наличие кадрового отдела и ведение документацией, связанной с его деятельностью. Но такое делопроизводство является трудоемким процессом, требующим выделения сотрудников и времени, определенных финансовых расходов.

Специальная служба занимается только кадровой документацией – созданием и подачей отчетов, ведением документов на каждого сотрудника. Аутстаффинг, то есть аренда персонала, позволяет такие расходы сократить и оптимизировать кадровое делопроизводство, направив средства на развитие компании.

Что надо знать

В соответствии с действующим законодательством, управление персоналом сопровождается ведением специальной документации. Компания-посредник, предоставляющая услуги аренды персонала, такие расходы полностью принимает на себя, как и все хлопоты по ведению делопроизводства.

К подобным работам относятся:

• формирование личного дела для каждого сотрудника;
• подготовка приказов, касающихся управления персонала;
• составление и ведение табелей учета рабочего времени;
• оформление больничных, командировочных, справок разного типа, приказов об отпусках и увольнениях;
• ведение систематической отчетности, включая зарплатную.

Сокращение таких обязанностей позволяет компании высвободить рабочие ресурсы, направить свои силы на развитие. Также это позволяет оптимизировать финансовые расходы, перенаправив средства на другие, более важные направления.

К особенностям ведения делопроизводства также относится необходимость постоянного отслеживания изменений, которые регулярно происходят в действующем законодательстве. Порядок выплаты заработной платы, ведения отчетности и другие требования постоянно меняются. Все эти корректировки необходимо отслеживать, чтобы избежать штрафов. Услуга аутстаффинга позволяет забыть о подобных проблемах, так как всеми делами занимается компания-оператор.

Оптимизация делопроизводства

Оптимизируются все области, связанные с кадровым учетом и управлением. В первую очередь, это касается делопроизводства, как наиболее затратного с точки зрения трудовых ресурсов. Чтобы сократить расходы на содержание штата кадровой службы, можно воспользоваться услугой аренды персонала.

При этом оптимизацию можно выполнить двумя путями:

• воспользоваться услугами аутсорсинга, то есть специалисты кадровой службы не будут оформлены в штат компании-заказчика, а будут числиться у предприятия-оператора;
• передать кадровое делопроизводство на условиях аутсорсинга специализированным компаниям.

Каждый из указанных вариантов обладает своими особенностями и преимуществами, поэтому перед выбором рекомендуется тщательно взвесить и оценить все нюансы.

Преимущества

Чаще всего для оптимизации выбирается аутсорсинг, что открывает перед заказчиком такие преимущества:

• снижение общих нагрузок на управление персоналом, так как основная масса обязанностей передается компании-оператору;
• решение вопросов кадрового учета комплексное, то есть перед исполнителем ставятся определенные задачи, которые необходимо решить;
• заказчик получает возможность сокращения финансовых и трудовых затрат, перенаправление их на другие, более важные задачи;
• избавление от необходимости ведения большого объема документации, отслеживания всех изменений в законодательстве.

Преимуществ намного больше, вывод персонала за штат – это не только оптимизация управления кадрами. К особенностям подобных услуг относятся отсутствие трудовых споров, упрощение системы оформления больничных и командировочных, быстрого заполнения вакансий, повышение качества и производительности труда.